PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

CARA PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

A.    TATA TERTIB PERPUSTAKAAN

Agar pelayanan sirkulasi dan pelayanan referensi berjalan dengan lancar dan teratur perlu dibuat peraturan berupa tata tertib sehingga dapat dijadikan pegangan peraturan berupa tata tertib yang baik oleh pengunjung maupun oleh petugas perpustakaan sekolah.

Tata tertib ini sebaiknya dibuat oleh PetugasPerpustakaan yang melibatkan kepala sekolah, guru-guru, Siswa. Tata tertib ini harus dibuat secara singkat, jelas dan sederhana sehingga mudah dimengerti oleh semua pengunjung. Masalah – masalah yang harus dicantumkan dalam tata tertib meliputi :

1. Sifat dan status perpustakaan sekolah

2. Keanggotaan perpustakaan sekolah

3. Bahan-bahan pustaka yang tersedia

4. Sanksi dan hukunan bagi pengunjung

5. Waktu pelayanan atau jam buka

Kartu peminjam dengn mencantumkan tatatertip perpustakaan yang telah dibuat

Pada setiap tata tertib perpustakaan sekolah dicantumkan sanksi-sanksi tertentu bagi pengunjung yang melanggar larangan – larangan atau melakukan sesuatu yang tidak diperbolehkan, antara lain sebagai berikut :

1.  Merokok, makan, minum diruang perpustakaan

3.  Merusak bahan-bahan pustaka dan perlengkapan perpustakaan

4.  Mencorat – coret bahan – bahan pustaka, meja, kursi dan perlengkapan lainnya

5.  Memindahkan letak buku sehingga tidak sesuai dengan sistem penempatan yang berlaku

6.  Membawa keluar buku-buku dari perpustakaan yang sebelumnya tanpa diproses secara administratif.

7.  Membuang sampah disembarang tempat

8.  Terlambat mengembalikan buku-buku yang dipinjamnya

Pengunjung perpustakaan sekolah yang melanggar larangan – larangan tersebut diatas harus diberi sanksi-sanksi atau hukuman tertentu yang bersifat mendidik, misalkan pengunjung yang merusak bahan-bahan pustaka harus memperbaiki kembali, pengunjung menghilangkan buku harus menggantinya dengan judul yang sama atau hampir sama.

1. Peraturan tata tertib perpustakaan :

1.1  Sistem Layanan

Untuk melayani peminjaman buku dapat di pilih sistem yaitu :

a.   Sistem terbuka

Dalam sistem terbuka memerlukan :

  Ruangan yang luas

Jarak anatara rak yang satu dengan rak yang lainnya harus luas sehingga pengunjung  dapat bergerak untuk melihat koleksi buku. Rak buku tidak boleh terlalu tinggi agar pengunjung tidak kesulitan dalam mengambil buku. Tata letak rak buku juga di atur sehingga pengawas mudah mengawasi pengunjng tampa harus mengganggunya

  Kalatog

Pengaturan dan penataan buku harus sesuai dengan petunjuk katalog. Rambu-rambu harus ringkas dan jelas dan di pasang pada tempat yang tepat sehingga pengembalian buku di letakkan di tempat yang benar

  ketenangan dan kebersihan

ruangan yang memuat banyak orang biasanya menjadi gaduh dan kotor, maka perlu dipersiapkan kiatrnya agar ketenagan dan kebersiahan terjaga

b.   Sistem tertutup

Dalam sistem tertutup memerlukan :

 Ruangan yang terpisah

Karena pengunjung tidak boleh masuk ke ruang koleksi maka harus ada ruang pemisah antara ruang koleksi dan ruanagan yang dapat dimasuki pengunjung. Ruangan pemisahnya bisa menggunakan alamari atau menempatkan rak rak dengan jarak sempit dan tinggi dan hanya petugas yang bisa mengambilnya misalkan dengan menggukan tangga

 Katalog

Katalog yang disediakan harus lengkap sehingga dapat digunakan  untuk menelusuri koleksi buku buku, baik nama pengarang, judul, maupun subjek/isi buku

1.2  Tata tertib peminjaman

Tata tertib peminjaman adalah kumpulan peraturan untuk menjaga ketertiban peminjaman dan pengambilan buku yang di edarkan/ sirkulasi

Dalam tata tertib di tentukan :

a.    Hari dan jam buka perpustakaan

Apabila jumlah tenaga terbatas, pelayanan tidak harus sama dengan lama jam kerja pegawai. Jam kerja 37,5 jam seminggu, tidak seluruhnya diperuntukan memberikan layanan. Pelayanan perpustakaan tidak harus setiap hari, boleh 5-3 hari saja dalam seminggu. Jamnya pun tidak harus dari ham 07:00-14:00

b.   Syarat keanggotaan

Setiap perpustakaan berhak menentukan siapa yang boleh dan berhak menggunakan perpustakaan, baik untuk berkunjungan, membaca maupun meminjam perpustakaan. Ada syarat tertentu yang harus dipenuhi oleh calon anggota dicantumkan dalam tatatertib

c.    Jumlah peminjaman

Dalam tatatertib harus disebutkan jumlah buku yang boleh dipinjamkan dalam batas waktu tertentu oleh seorang peminjam. Ketentuan jumlah buku yang di pinjamkan merupakan hasil perkiraan dan perbandingan jumlah koleksi dengan peminjaman.

d.   Lama waktu peminjaman

Dalam tatatertib juga harus disebutkan lama waktu peminjaman. Ketentuan misalnya satu minggu, satu/ dua bulan, semua itu juga dasar perkiraan jangan sampai  semua buku koleksi habis di pinjamkan

e.    Sanksi pelanggaran

Dalam menyetapkan sanksi bagi pelanggar dapat berupa denda uang, skorsing tidak boleh pinjam buku dll.

1.3       Ketentuan Peminjaman Koleksi:

Ø  Membawa kartu anggota Perpustakaan yang masih berlaku;

Ø  Peminjaman hanya boleh dilakukan oleh pemilik kartu anggota Perpustakaan dan tidak dapat diwakilkan

Ø  Jumlah peminjaman maksimal koleksi untuk jenis keanggotaan

Ø  Lama peminjaman, dengan perpanjangan 1 kali

Ø  Keterlambatan pengembalian koleksi akan dikenakan sanksi.

Ø  Pastikan koleksi yang di pinjam dalam kondisi baik, apabila saat pengembalian rusak maka pemustaka bersedia untuk menggantinya.

B. PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN BUKU PERPUSTAKAAN

a.   Perawatan buku perpustakaan

Buku adalah gudang pengetahuan yang tak pernah ada habisnya. Hargai sumber pengetahuan Anda dengan memperlakukannya dengan baik. Sebelumnya, kita intip dulu tips merawat buku berikut ini:

1. Cara yang termudah adalah merawat daripada mengobati. Biasakan untuk memberi sampul plastik pada buku yang baru saja Anda beli.
2. Hentikan kebiasaan membolak balikkan halaman buku dengan membasahi tangan. Apalagi pakai air ludah.
3. Jangan  melipat buku atau menandai halaman buku dengan mencorat-coretnya. Cukup selipkan kertas pembatas pada halaman yang belum selesai Anda baca.
4. Posisi terbaik untuk meletakkan buku adalah dalam keadaan berdiri pada rak khusus. Tapi akan lebih baik jika Anda menyimpannya dalam lemari tertutup untuk menghidari debu yang berlebih.
5. Jangan menumpuk buku. Apalagi dengan beban berat di atasnya. Hal tersebut akan membuat lembaran-lembaran buku saling menempel, huruf-hurufnya cepat pudar dan jilidnya jadi gampang lepas.
6.  Kalau bisa beri butir penyerap air (silica gel) dan kapur barus dalam rak atau lemari buku.
7. Jangan menjejal-jejalkan rak buku. Berilah sedikit ruang untuk mempermudah pengambilan dan pengaturan buku.
8. hindari air, minyak, debu dan panas matahari langsung atau lampu yang berkekuatan tinggi. hal-hal itu dapat merusak buku. Kertasnya akan cepat berjamur, warnanya menguning dan gampang robek.

b.   Pemeliharaan buku-buku

1.      Mencegah kerusakan

Untuk mencegah terjadinya kerusakan pada buku-buku pertama-tama harus mengetahui faktor-faktor apa yang biasanya dapat merusak buku-buku, kemudian bagaimana cara mencegahnya sehingga buku-buku tidak mudah rusak.

2.      Perbaikan buku

Usaha pencegahan seperti telah dijelaskan di atas pada dasarnya merupakan usaha yang sifatnya preventif, dimana sebelum buku-buku rusak dilakukan usaha pencegahannya.

Usaha-usaha perbaikan buku-buku bermacam-macam, bergantung kepada jenis kerusakannya. Biasanya yang sering dilakukan antara lain:

a. Memperbaiki buku-buku yang sedikit sobek

b. Memperbaiki buku-buku yang sebagian halamannya lepas

c. Memperbaiki buku-buku yang punggungnya rusak

d. Memperbaiki buku-buku yang “paperback”nya rusak

e. Menjilid buku-buku yang jilidnya lepas

Pemeliharaan dan perawatan koleksi perpustakaan adalah kegiatan menjaga atau mengusahakan agar bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan awet dan terawat dengan baik. Tugas ini meliputi :

1.      Reproduksi

Bahan pustaka yang langka dan harus dilestarikan perlu dibuatkan fotokopi. Pustaka aslinya disimpan, sementara fotokopinya untuk dipinjamkan. Pustaka juga dapat dilestarikan dalam bentuk mikro seperti microfilm atau micro fische. Apabila telah dibuat bentuk ini, sebaiknya masternya disimpan dan yang disajikan untuk dibaca atau dipinjam hanya kopiannya.

2.      Penjilid

Perpustakaan perlu menjilid :

1)  Majalah yang sudah lengkap satu volume atau satu tahun agar tidak berserakan sehingga mudah rusak atau hilang.

2)  Buku – buku yang jilidnya rusak dan masih mungkin untuk dijilid ulang, sehingga tetap dapat dimanfaatkan.

Catatan :

a)  Penjilidan majalah didasarkan pada nomornya: nomor kecil diatas dan nomor besar dibawah.

b)  Identitas buku dan majalah yang sedang dijilid atau diperbaiki dicatat dengan jelas dan teliti, sehingga apabila ada yang ingin menggunakannya dapat diberi informasi yang betul. Penyerahan kepada penjilid supaya dilakukan dengan buku ekspedisi sebagai bukti timbang terima barang, baik pada waktu akan maupun sudah dijilid atau diperbaiki.

3.      Laminasi

Manuskrip, naskah, dokumen yang kono, terutama yang kertasnya sudah lapuk sehingga mudah hancur, dapat diawetkan dengan cara menyemprotkan bahan kinia atau dilaminsasi.

4.      Penyiangan bahan pustaka

Koleksi perpustakaan yang hidup dan berkembang akan selalu bertambah namun tidak selalu diikuti oleh perkembangan ruang atau gedung. Kemampuan ruang atau gedung untuk menampung koleksi selalu terbatas, sehingga pustakawan harus mencari jalan keluar agar tambahan koleksi selalu dapat tertampung. Satu-satunya jalan keluar adalah mengurangi koleksi lama dengan cara mengadakan penyiangan koleksi. Pustaka yang disiang adalah :

1)  Buku yang umurnya sudah tua, isinya sudah kadaluwarsa dan tidak cocok lagi untuk dibaca.

2)  Buku yang rusak dan tidak mungkin diperbaiki lagi

3)  Buku yang jumlah kopinya terlalu banyak

4)  Buku terlarang.

c.   Prosedur Penyiangan Pustaka

Buku – buku yang sudah disiang berdasarkan pedoman penyiangan harus dinyatakan keluar dari koleksi secara resmi yaitu dengan cara memberi tanda “ dikeluarkan dari koleksi”. Tanda ini sangat perlu sebagai pencuri buku perpustakaan.

Kartu – kartu yang ada dalam buku dan kartu katalognya harus dicabut, serta dalam buku inventaris pada kolom “keterangan” diberi catatan bahwa buku sudah dikeluarkan dari koleksi pada tanggal tertentu.

Buku – buku yang disiang tetapi masih mungkin untuk dimanfaatkan oleh perpustakaan lain, dapat ditawarkan sebgai bahan tukar-menukar atau hadiah.

d.   Mengatasi kerusakan buku perpustakaan

Ada banyak faktor penyebab kerusakan buku, maka cara mengatasinya harus disesuaikan dengan faktor penyebab kerusakan tersebut seperti :

ü  Kelembaban udara

Kelembaban ideal untuk bahan kertas adalah 40-50% dan untuk film 20-3-%. Kelembaban diatas 65% menyebabkan bahan pustaka capat rusak, sedangkan suhu udara yang tinggi dan lembab menyebabkan buku mudah ditumbuhi oleh jamur. Kelembaban udara dapat dikurangi dengan cara memberi ventilasi yang baik, memasang exhaustfan atau bila mungkin memasang AC.

ü  Sinar matahari langsung

Buku yang terkena sinar matahari secara langsung menyebabkan tulisan-tulisannya mudah rusak/hilang. Hal ini dapat diatasi dengan cara yang tidak mungkin buku-buku terkena sinar matahari secara langsung.

ü  Hewan / serangga

Serangga seperti anai-anai, kecoa, ngengat dan hewan pengerat seperti tikus juga dapat menyebabkan kerusakan buku. Hewan dan hewan serangga dapat dicegah dengan cara menjaga kebersihan ruangan. Cara pencegahan ini lebih bai daripada menggunakan insektisida yang mungkin dapat membahayakan manusia juga.

ü  Manusia

Manusia yang tidak bertanggung jawab merupakan perusak yang paling berat, karena tidak hanya menyebabkan kerusakan tetapi juga hilangnya bahan pustaka. Penjagaan yang ketat sangat diperlukan untuk menghadapi perusak yang satu ini begitu juga sanksi-sanksi dalam pernyataan tata tertib perlu ditegaskan lagi.

C. SYARAT – SYARAT PERPUSTAKAAN YANG BAIK

Menurut Menurut Wahyu Murtiningsih, secara garis besar faktor-faktor yang menjadi dasar perpustakaan ideal adalah:

1.    Sumber daya manusia yang mengelola perpustakaan.

Komponen ini adalah sesuatu yang sangat penting dalam proses pengembangan diri perpustakaan. Keluwesan dalam menanggapi dinamika perubahan zaman oleh pustakawan mutlak diperlukan jika perpustakaan ingin maju. Hal yang terpenting dalam pengadaan SDM  menuju perpustakaan yang ideal  adalah pustakawan yang berdedikasi tinggi pada tugas dan mempunyai kemampuan plus.

2.      Manajemen perpustakaan yang digunakan

Manajemen yang terkesan berbelit-belit dan kolot tidak lagi berlaku di zaman sekarang. Untuk itu dibutuhkan segalanya yang efektif dan mengikuti perkembangan zaman dalam mengatur perpustakaan.

3.      Lengkapnya koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan

Lengkapnya koleksi yang dimiliki perpustakaan sering kali terkendala oleh adanya dana. Dengan mengadakan kerjasama antar perpustakaan yang baik dan konsisten maka koleki perpustakaan akan lebih bervariasi dan biaya pengadaan bisa ditekan. Bentuk kerjasama tentu saja ber-macam-macam mulai dari pengadaan bahan pustaka  sampai kerjasama pengolahan. Kerjasama antar perpustakaan tidak hanya menguntungkan pemakai saja tapi juga para pustakawannya, karena antar pustakawan dapat saling bertukar informasi atau seputar dunia kerja di perpustakaan sehingga pengalaman mereka menjadi lebih banyak.

4.      Dana

Kurangnya dana yang dimiliki oleh perpustakaan dan sedikitnya subsidi dari pemerintah merupakan faktor yang menyebabkan perpustakaan tidak bisa maju. Oleh karena itu, diperlukan perhatian pemerintah terhadap perpustakaan, karena keberadaan perpustakaan sangat penting sebagai sumber pengetahuan.

Daftar Pustaka

Bafadal. Ibrahim. 2008. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah.  PT Bumi Aksara : Jakarta. (Hal. 113) dan Tata tertib perpustakaan sekolah (hal. 143)

Soeatminah.  1992. Perpustakaan Kepustakawanan dan Perpustakawan.  Kanisius : Yogjakarta.  (Hal. 126) dan Tata tertib peminjaman (hal. 139)